Подготовка БД к новому финансовому году

Рекомендация от разработчика комплекса: учет бюджетных средств каждого финансового года должен вестись в отдельной базе данных. После создания отдельной базы данных следующего финансового года в неё следует провести подготовку, а именно удалить все документов текущего финансового года. Справочники и настройки не затрагиваются. Данную операцию должен проводить пользователь с правами системного администратора, и для подтверждения применения режима требуется ввести предложенный код (число).

Проведение подготовки может занимать значительное время, от десятков минут до пары часов, в зависимости от размера базы данных и выбранных опций.

Без проведения подготовки к новому финансовому году будет:

• невозможно корректное формирование учетных номеров БО (актуально при схеме учета с открытием 02 л/с бюджета);
• неверное значение по умолчанию финансового года при создании плановых документов (требуется ручное исправление);
• невозможен контроль соответствия финансового года документа с финансовым годом базы данных (настройка "Запрет ввода документов вне финансового года по умолчанию");
• долгое формирование одних документов из других документов (сводных росписей из простых, БО из платежек, кассовый план по исполнению и т.д.);
• долгое формирование отчетов.

Рекомендуемая последовательность действий по созданию базы следующего финансового года:

В январе следующего финансового года выполнить действия:

1. В базе текущего (прошедшего) года:
   1.1. Создать резервную копию базы данных;
   1.2. Произвести формирование неисполненных БО (вместе с соглашениями, при наличии);
   1.3. Произвести формирование остатков на начало года по л/с БУ, АУ и временным средствам;
   1.4. Произвести формирование неисполненных документов "Схема кооперации";
   1.5. Рассчитать непрерывные ЛБО следующего года в режиме "Расчет лимитов на следующий финансовый год";
   1.6. Выгрузить неоплаченные полностью Исполнительные документы и Решения налоговых органов, из списка соответствующих документов (для версии 24.01 и ниже) ;
   1.7. Создать копию базы данных для следующего финансового года;
   1.8. Провести заключение счетов.

2. В новой базе следующего года (созданной в п.1.7):
   2.1. Выполнить подготовку базы к следующему году, длительность операции до 4 часов. Рекомендуемый набор опций:

   • не удалять документы соглашений,
   • не удалять исполнительные документы (опция доступна с версии 24.02),
   • не удалять документы следующего финансового года,
   • остальное на усмотрение пользователя.
     2.2. Проверить отсутствие (успешное удаление) документов текущего (прошедшего) финансового года;
     2.3. В случае краха выполнения процедуры подготовки, следует восстановить базу из резервной копии и обратится к разработчикам программы;
     

     Использование базы данных после краха режима подготовки - запрещено.

3. В случае успешного окончания операции подготовки (п.2) - проделать оставшиеся мероприятия по приведению базы следующего года в рабочее состояние:
   3.1. Выполнить операции по обслуживанию базы данных и усечение (по усмотрению).
   3.2. Подключить базу почтовых сообщений (если использовалась, см меню "Управление базами данных").
   3.3. Загрузить файл из п.1.6 - неоплаченные полностью Исполнительные документы и Решения налоговых органов (для версии 24.01 и ниже) ;
   3.4. Обновить справочники БК (либо вручную, либо принять данные с сайта разработчиков , либо загрузить из Excel файла по данным сайта Минфина РФ).
   3.5. Перед началом использования полученной базы создать резервную копию.
   3.6. Подключить полученную базу нового финансового года в общий доступ для работы пользователей.
   3.7. В справочник "Источники данных внешних комплексов" добавить базу прошлого финансового года (если практикуется формирование отчетов по нескольким базам).
   3.8. В ПК "Интеграция КС" (шина) настроить каналы взаимодействия с новой базой.

Клиентская часть

1. Можно использовать одну клиентскую часть ПК "Бюджет-СМАРТ" для подключения к разным базам (предыдущих лет и рабочей базе текущего года). С применением профилей либо просто выбирая разные базы в окне ввода логина.
2. Можно разделить клиентские части - для каждой базы (каждого года) использовать отдельный сервис приложений.

Подготовка БД

Очистка оперативных данных

Удаление всех документов основного комплекса "Бюджет-СМАРТ" в части бюджетного учета, без подсистем, кроме:

• БО/ДО с датой следующего года относительно расчетной даты комплекса на момент запуска режима,
• Плановые документы (роспись, ЛБО и т.д.), финансовый год которых превышает год расчетной даты комплекса на момент запуска режима.
• НПА, задействованные в документах росписи и в подсистеме "Реестр источников доходов".

Этот функционал не регулируется (не отключается).

Удаление данных происходит безвозвратно и невосстановимо. Перед запуском процедуры убедитесь, что: сделана резервная копия базы данных, и действие выполняется на базе следующего финансового года.

Так же автоматически очищаются:

• Журнал событий.
• Сообщения сервиса обмена, кроме влияющих на статусы оставляемых документов следующего года.
• Сохраненные отчеты, кроме записей с датой позже финансового года базы либо созданных по документам следующего финансовго года.
• Нормативно-правовой акт.

Удаление документов подкомплексов

Удаление всех документов отмеченных подсистем. Если подкомплекс не отмечен, то его документы и связанные с ними документы не будут удалены.

Пример 1, если не выделить "Реестр соглашений", то будут оставлены следующие документы: Реестр соглашений; Расшифровка реестра по АИП; БО, сформированные из документов "Реестр соглашений"; платежные поручения в счет БО, сформированнных из документов "Реестр соглашений".
Пример 2, если не выделить "Исполнительные документы", то будут оставлены следующие документы: Исполнительные докуенты; Решение налогового органа; все уведомления по ним.

Примечание. Если подсистемы, документы которых будут удалены, установлены на другом сервере СУБД базы данных (например подсистема "ГИС ГМП"), то для успешного завершения процедуры подготовки в настройках текущего сервера СУБД (где запускается режим подготовки) должно быть задано достаточное время ожидания результатов внешних запросов.

Для MS SQL: утилита Manager Studio - меню Обозреватель объектов - Свойства SQL сервера - Соединения (Connections) - Время ожидания удаленного запроса (Remote query timeout)(секунд) = выставить значение 0 либо от 900 и выше. Проверка текущего значения параметра скриптом: exec sp_configure N'remote query timeout (s)' -- см значение в графе "run_value" результата, выданного скриптом (должно совпадать со значением в графе "config_value" и быть либо 0 либо от 900 и выше).

Формирование плановых документов на следующий год

Создаются заданные документы росписи/ЛБО методом сдвига на один год трехгодичных документов росписи/ЛБО предыдущего финансового года. Например: в базе данных велся учет за 2011г, и делается Подготовка базы к ведению учета 2012г. Т.о. в базе находится роспись с датой 2011г, и в поле "Год ..." надо указать 2012г. Если роспись ведется не на три года, а только на текущий год, то формирование не имеет смысла.

Год, на который осуществляется формирование - указывается год для которого формируется база, т.е. следующий финансовый год. Относительно этой даты (минус 1 год) определяется финансовый год исходных обрабатываемых документов росписи/ЛБО.

Не удалять документы с указанными реквизитами

Пока доступен только реквизит "Аналитические признаки": если задать этот отбор, то документы с отобранными аналитическими признаками не будут удалены.