Подготовка БД к новому финансовому году

Рекомендация от разработчика комплекса: учет бюджетных средств каждого финансового года должен вестись в отдельной базе данных. После создания отдельной базы данных следующего финансового года в неё следует провести подготовку, а именно удалить все документов текущего финансового года. Справочники и настройки не затрагиваются. Данную операцию должен проводить пользователь с правами системного администратора, и для подтверждения применения режима требуется ввести предложенный код (число).

Проведение подготовки может занимать значительное время, от десятков минут до пары часов, в зависимости от размера базы данных и выбранных опций.

Без проведения подготовки к новому финансовому году будет:

• невозможно корректное формирование учетных номеров БО (актуально при схеме учета с открытием 02 л/с бюджета);
• неверное значение по умолчанию финансового года при создании плановых документов (требуется ручное исправление);
• невозможен контроль соответствия финансовго года докуемнта с финансовым годом базы данных (настройка "Запрет ввода документов вне финансового года по умолчанию");
• долгое формирование одних документов из других документов (сводных росписей из простых, БО из платежек, кассовый план по исполнению и т.д.);
• долгое формирование отчетов.

Рекомендуемая последовательность действий по созданию базы следующего финансового года:

В базе текущего (прошедшего) года, в январе следующего финансового года:

• создать резервную копию базы данных;
• произвести формирование неисполненных БО (вместе с соглашениями, при наличии);
• произвести формирование остатков на начало года по л/с БУ, АУ и временным средствам;
• произвести формирование неисполненных документов "Схема кооперации";
• расчитать непрерывные ЛБО следующего года в режиме "Расчет лимитов на следующий финансовый год";
• выгрузить неоплаченные полностью Исполнительные документы и Решения налоговых органов, из списка соответствующих документов;
• создать копию базы данных для следующего финансового года.
• провести заключение счетов.

В базе следующего года:

• выполнить подготовку базы к следующему году, рекомендуемый набор опций;
  - не удалять документы соглашений,
  - не удалять исполнительные документы,
  - не удалять документы следующего финансового года.
  - остальное на усмотрение пользователя.

• проверить отсутствие (успешное удаление) документов текущего (прошедшего) финансового года;

• в случае краха выполнения процедуры подготовки, следует восстановить базу из резервной копии и обратится к разработчикам программы;

  Использование базы данных после краха режима подготовки - запрещено.

• Выполнить операции по обслуживанию базы данных и усечение (по усмотрению).

• Подключить к новой базе базу почтовых сообщений (если использовалась, см меню "Управление базами данных").

• Загрузить файл из п.6 - неоплаченные полностью Исполнительные документы и Решения налоговых органов;

• Обновить справочники БК (либо вручную, либо принять данные с сайта разработчиков https://old.keysystems.ru/services/NSI/ ).

• Перед началом использования полученной базы создать резервную копию.

• Подключить полученную базу нового финансового года в общий доступ для работы.

• В справочник "Источники данных внешних комплексов" добавить базу прошлого финансового года (если практикуется формирование отчетов по нескольким базам).

• В ПК "Интеграция КС" (шина) настроить каналы взаимодействия с новой базой.

Клиентская часть

1. Можно использовать одну клиентскую часть ПК "Бюджет-СМАРТ" для подключения к разным базам (предыдущих лет и рабочей базе текущего года). С применением профилей либо просто выбирая разные базы в окне ввода логина.

2. Можно разделить клиентские части - для каждой базы (каждого года) использовать отдельный сервис приложений.

Подготовка БД

Очистка оперативных данных

Удаление всех документов основного комплекса "Бюджет-СМАРТ" в части бюджетного учета, без подсистем, кроме:

• БО/ДО с датой следующего года относительно расчетной даты комплекса на момент запуска режима,
• Плановые документы (роспись, ЛБО и т.д.), финансовый год которых превышает год расчетной даты комплекса на момент запуска режима.
• НПА, задействованные в документах росписи и в подсистеме "Реестр источников доходов".

Этот функционал не регулируется (не отключается).

Удаление данных происходит безвозвратно и невосстановимо. Перед запуском процедуры убедитесь, что: сделана резервная копия базы данных, и действие выполняется на базе следующего финансового года.

Так же автоматически очищаются:

• Журнал событий.
• Сообщения сервиса обмена, кроме влияющих на статусы оставляемых документов следующего года.
• Сохраненные отчеты, кроме записей с датой позже финансового года базы либо созданных по документам следующего финансовго года.
• Нормативно-правовой акт.

  Удаление документов подкомплексов

  Удаление всех документов отмеченных подсистем. Если подкомплекс не отмечен, то его документы и связанные с ними документы не будут удалены.

  Пример 1, если не выделить "Реестр соглашений", то будут оставлены следующие документы: Реестр соглашений; Расшифровка реестра по АИП; БО, сформированные из документов "Реестр соглашений"; платежные поручения в счет БО, сформированнных из документов "Реестр соглашений".
  Пример 2, если не выделить "Госзаказ", то будут оставлены следующие документы: Контракт; ПЗЗ; БО, сформированные из документов "Контракт"; платежные поручения в счет БО, сформированнных из документов "Контракт".

  Примечание. Если подсистемы, документы которых будут удалены, установлены на другом SQL сервере базы данных (например подсистема "ГИС ГМП"), то для успешного завершения процедуры подготовки в настройках текущего SQL сервера (где запускается режим подготовки) должно быть задано достаточное время ожидания результатов внешних запросов: утилита Manager Studio - меню Обозреватель объектов - Свойства SQL сервера - Соединения - Время ожидания удаленного запроса (секунд) = выставить значение 0 либо от 900 и выше.

  В англоязычном SQL: SQL server - Properties - Connections - Remote query timeout.

  Проверка текущего значения параметра скриптом: exec sp_configure N'remote query timeout (s)' -- см значение в графе "run_value" результата, выданного скриптом (должно совпадать со значением в графе "config_value" и быть либо 0 либо от 900 и выше).

  Формирование плановых документов на следующий год

  Создаются заданные документы росписи/ЛБО методом сдвига на один год трехгодичных документов росписи/ЛБО предыдущего финансового года. Например: в базе данных велся учет за 2011г, и делается подготовка базы к ведению учета 2012г. Т.о. в базе находится роспись с датой 2011г, и в поле "Год ..." надо указать 2012г. Если роспись ведется не на три года, а только на текущий год, то формирование не имеет смысла.

  Год, на который осуществляется формирование - указывается год для которого формируется база, т.е. следующий финансовый год. Относительно этой даты (минус 1 год) определяется финансовый год исходных обрабатываемых документов росписи/ЛБО.

  Не удалять документы с указанными реквизитами

  Пока доступен только реквизит "Аналитические признаки": если задать этот отбор, то документы с отобранными аналитическими признаками не будут удалены.