Учет наличных денежных средств

Технология обработки счета наличности согласно инструкции 85н. Если отдельный счет наличности не применяется, то в Бюджет-СМАРТ просто вводится чек на списание средств с л/с.

Учет заявок на наличные средства

Последовательность обработки движения наличных денежных средств (в скобках указаны документы при работе с банковскими картами):

№ пп	ДОКУМЕНТ	НАЗНАЧЕНИЕ
1	Заявка на получение наличных (Заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту)	Списание средств с лицевого счета получателя (кассовый расход с л/с ПБС, БУ, АУ)
2	Сводная заявка на получение наличных (Сводная заявка на получение денежных средств, перечисляемых на карту)	Создается для формирования платежного документа (п.3) (не является бухгалтерским документом)
3	Платежное поручение (выплаты)	Списание средств со счета бюджета, зачисление средств на счет наличности (на карту).
4	Чек	Списание средств со счета наличности

1. Ввод заявок на получение наличности.

Сначала вводятся заявки на получение наличных средств. Заявка является бухгалтерским документом и по ней списываются средства с л/с БП.

В этом документе ставится проводка на кассовый расход (140220.200 - 120211.610, по дебету субконто со вторым типом). Дату проводки указывать не надо. При вводе заявки надо указываеть серию и номер чека - по этим данным затем формируются чеки.

2. Формирование сводных заявок на наличность

Создается Сводная заявка на получение наличных денег. Документ аналогичен рейсу: содержимое нижней таблицы является сводной заявкой. Напечатанная сводная заявка отправляется в банк (при необходимости).

3. Формирование платежного поручения по перегонке средств на счет наличности.

В режиме списка Сводных заявок на получение наличных денег, кнопка "Формирование", из выпадающего списка выбираем пункт «формирование платежных поручений».

Если счет наличности определить не удалось, то пользователю предлагается его указать из списка (предлагаются счета, указанные на вкладке "Счета наличности" всех счетов бюджета).

Отдельное платежное поручение формируется либо на каждую сводную заявку либо на каждую заявку в сводной заявке. В сформированном платежном поручении плательщиком является 02 л/с бюджета (счет открытия 03 л/с БП, указанного в чеке), а получателем – счет на наличность этого счета бюджета (счет на наличность указывается для счета бюджета при занесении в справочники счета бюджета). Полученную платежку можно посмотреть в пункте навигатора "НАВИГАТОР - ДОКУМЕНТЫ - Платежное поручение (выплаты)".

Проводка проставляется служебная (фиктивная) .

Данная платежка отправляется в банк (казначейство) и подтверждается в выписке по счету бюджета. При подтверждении платежки подтверждаются заявки на наличность (только с этого момента списываются средства с 03 л/с).

4. Формирование чека.

В режиме списка документов Сводная заявка на получение наличных денег, кнопка "Формирование", выбираем пункт «Формирование чеков». Чек будет по счету бюджета «счет на наличность», без л/с.

Полученный чек можно посмотреть в пункте навигатора «Документы – Чек». До формирования чека должна быть сформирована платежка на наличность (см п.3), иначе чек будет сформирован по счету открытия 03 л/с БП. По чеку надо проставить проводку по выбытию средств со счета наличности (например, 130600.830 - 120334.610) , и/или настроить автомат проводок для документа «чек».

5. Подтверждение (обработка) в выписке по счету бюджета.

• заводится выписка на день перегонки средств на наличность. Счет бюджета выписки – 02 л/с счет бюджета (счет открытия 03 л/счетов). В ней подтверждается платежка на наличность (см п.3).
• заводится выписка на день перегонки средств на счет наличности. Счет бюджета выписки – счет на наличность. В ней вводится поступление на счет наличности.
• заводится выписка на день списания средств со счета на наличность (забрали деньги по чеку). Счет бюджета выписки – счет на наличность. В ней подтверждается чек – списание со счета наличности (чеки сфорированные в п.4).

Учет взносов наличных денег

Последовательность обработки взносов наличных денежных средств (в скобках указаны документы при работе с банковскими картами):

№ пп	ДОКУМЕНТ	НАЗНАЧЕНИЕ
1	Объявление на взнос наличными (Расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств)	Зачисление средств на счет наличности.
2	Сводное объявление на взнос наличными (Сводная расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств)	Создается для формирования платежного документа (п.3) (не является бухгалтерским документом).
3	Платежное поручение (выплаты)	Перечисление средств на 032х1 счет бюджета (зачисление средств на л/с ПБС, БУ, АУ), списание средств со счета наличности - счет бюджета платежки 40116. Далее с выпиской по 032х1 р/с будет принята эта же платежка по счету бюджета 032х1 - поступление наличных в бюджет.
4	Копия объявления на взнос наличными	Зачисление средств на л/с ПБС.

1. Объявления на взнос наличными.

Взнос наличных денег в кассу банка производится получателем средств на основании объявления на взнос наличными. Данные об объявлениях поступают в финансовый орган вместе с выпиской банка по счету наличности, которая может быть загружена автоматически.

Все принятые по выписке банка объявления на взнос наличными отражаются в режиме "НАВИГАТОР - Документы – Наличные средства (инструкция №85н) – Объявление на взнос наличными".

Этим документом средства зачисляются на счет наличности: в качестве счета получателя указывается счет наличности, в качестве получателя (корреспондент) - бюджетополучатель (владелец л/с, кому предназначены средства), и операция по поступлению на счет наличности (120334.510 - 130600.730).

Если заполнить необязательный реквизит "Счет клиента" (не путать с полем "Счет получателя"), то получатель заполнится автоматически нужным значением (владелец счета клиента).

2. Сводное объявление на взнос наличными.

На основании принятых объявлений финансовый орган формирует сводное объявление - пакет объявлений. Для формирования сводного объявления предусмотрен документ Сводное объявление на взнос наличными.

3. Платежное поручение для перечисления на счет бюджета.

На основании сводного объявления финансовый орган готовит для отправки в банк платежное поручение для перечисления средств со счета наличности на счет бюджета (платеж пройдет по счету бюджета наличности). Для формирования платежных поручений необходимо выбрать (отметить галочкой) из списка сводные объявления для отправки и выполнить пункт «Формирование платежных поручений».

В процессе формирования программа позволяет уточнить некоторые реквизиты создаваемых платежных поручений. В окне «Формирование платежных поручений» можно уточнить счет для перечисления средств (в качестве счета получателя указывается счет бюджета 02 л/с для схемы учета с открытием 02 л/с либо 032х1 р/с для схемы с открытием л/с ПБС в ОрФК), номера и даты формируемых документов. Ставится служебная операция (0000 - 0000).

С целью указания в платежном поручении дополнительной информации для органа федерального казначейства (например, лицевого счета бюджета, на который необходимо произвести зачисление) необходимо настроить формирование образа платежного поручения. Для вывода лицевого счета в назначении платежа в настройке реквизитов «Дерево настроек - НАСТРОЙКИ - Общие - Автомат формирования первичного образа - настройка - Настройка вариантов формирования реквизитов получателя» нужно добавить новый формат поля с условием «Тип счета отправителя = Счет по работе с наличными средствами» и в самой настройке поля выбрать в т.ч. пункт "Документ: счет получателя".

Если задана группировка формирования платежек "В разрезе объявлений" и в объявлении указан "Счет клиента" (не путать со "Счетом получателя"), то можно настроить автомат реквизитов платежного поручения, чтобы в назначении платежа указывался счет клиента, и т.о. в тексте платежки автоматически будет л/с - кому предназначен платеж.

Сформированные платежные поручения передаются на исполнение в банк.

4. Копия объявления на взнос наличными.

Для отражения поступивших наличных денег на л/с ПБС формируется копия объявления на взнос наличными после приема выписки по счету бюджета, подтверждающей проведение по банку платежки по перечислению со счета наличности (см. п.3). Для этого в режиме сводного объявления раскрыть список кнопки «Формирование платежных поручений» и выбрать пункт "Формирование копий объявлений". В предложенном окне списка формируемых документов указать:

• Счет получателя - л/с БП, на который поступают наличные.
• Эк.класс. - БК, по которой делается возврат средств.

• Прим. - примечание.

  В этом документе ставится проводка на восстановление кассового расхода (например, 120211.510 - 140220.200 , по кредиту субконто со вторым разделом). Счет отправителя автоматически проставится 032х1 р/с ОрФК.

Копии не требуется создавать, если л/с получателя указать в платежке (см. п.5) по счету бюджета, в случае формирования платежных документов (см. п.3) в разрезе объявлений.

5. Обработка выписки по счету бюджета.

При электронном приеме выписки по счету бюджета будет принята платежка со счета наличности, сформированная в п.3, которая будет проведена по счету бюджета. Проводка в ней должна стоять служебная (0000 - 0000). Данной платежкой средства поступят (восстановятся) на счет бюджета, а копией объявления (п.4) средства со счета бюджета поступят на л/с ПБС.

Если на этапе формирования платежки (см. п.3) в назначении платежа указан л/с получателя платежа (в случае формирования платежных документов, см. п.3, в разрезе объявлений), то можно провести анализ реквизитов (см. Выписка - Поступления) и, в случае успешного распознавания, л/с автоматически будет проставлен в получателе и данной платежкой будут зачислены (восстановление кассового расхода) средства на л/с. При этом отпадает необходимость формирования копии объявлений (см. п.4).

Особенности.

1. "Счет клиента" в платежных документах - схема использования реквизита .

Необязательные реквизиты документов "Счет клиента отпарвителя" и "Счет клиента получателя" предназначены для автоматизации зачисления на л/с поступлений наличности и/или применения в условиях различных автоматов для более гибкой настройки.

• Автоматическая простановка л/с в платежках по перечислению взносов наличности.

  • В объявлении на взнос наличности заполняется "Счет клиента" - л/с получателя (наряду со счетом получателя 40116). При этом в качестве корреспондента получателя проставляется владелец выбранного л/с (что и требуется).
  • При формировании платежных поручений из объявления в нем автоматически заполняется "Счет клиента получателя" согласно объявлению. При этом настройка формирования платежных документов "Способ группировки" должна быть в значении "В разрезе объявлений". Счет получателя в платежки должен быть счет бюджета.
  • Автомат реквизитов платежки настроен с учетом этого счета клиента получателя (не путать со счетом получателя) - отображение в наименовании получателя либо назначении платежа счета клиента.
  • При приеме выписки по счету бюджета л/с распознается при приеме либо по кнопке "Анализ реквизитов" в поступлениях. Т.о. платежкой будут зачислены средства на л/с и создавать копии объявлений не нужно.

  Для схемы работы с наличностью без объявлений на взнос наличности - начать с п.2, ввода платежки, счет клиента получателя заполняется вручную.

• Применение в автоматах комплекса.
  Указанные реквизиты можно использовать в условиях различных автоматов комплекса (операций, реквизитов, аналитических признаков и т.д.), при этом не применяя счет клиента в схеме учета наличности. С этой целью в документах в полях "Счет клиента ..." можно указать произвольное значение, отсутствующее в справочниках комплекса. В условиях автоматов следует использовать переменные "Шаблон счета клиента ....".

Настройки

1. Автомат реквизитов платежных документов.

Дерево настроек - НАСТРОЙКИ - Автоматы комплекса - Автомат формирования первичного образа.

2. Формирование платежных документов по заявкам на наличность.

Сводная заявка на получение наличных денег - настройка - Сводная заявка на получение наличных денег - Формирование платежных поручений - настройка - Способ группировки формируемых документов.

3. Формирование платежных документов по объявлениям на взнос наличности.

Сводное объявление на взнос наличными - настройка - Сводное объявление на взнос наличными - Формирование платежных поручений - настройка - Способ группировки формируемых документов.